Aanmaken van een e-factuur template

Omschrijving van de functionaliteit
E-factuur templates geven de mogelijkheid om het coderen en boeken van elektronische facturen (e-facturen te versnellen en te automatiseren. Met een e-factuur template kan Blue10 een e-factuur met kopgegevens en codering in één keer boeken. In het e-factuur template is het mogelijk om een grootboekrekening te matchen met productcodes uit de e-factuur.

Een gebruiker met beheerdersrechten en de rol Scannen en Valideren kan een e-factuur template aanmaken. Per leverancier is het mogelijk om één of meerdere e-factuur templates aan te maken. Een e-factuur template kan alleen worden aangemaakt met een factuur in xml-bestand en als een productcode altijd aan hetzelfde grootboekrekening is gekoppeld.
 

Hoe werkt de functionaliteit?
Het aanmaken van een e-factuur template kan op twee manieren:

1. In het valideerscherm van Blue10 via het potlood-teken naast het veld E-factuur template.
2. Via Beheer > Workflow > E-facturen templates > + Template aanmaken.

Volg de volgende stappen:

1. Klik op + Template aanmaken in het Beheer of op het + teken naast het veld E-factuur template in het valideerscherm. Aan de rechterkant opent een scherm om een nieuw e-factuur template aan te maken.
2. In het veld Bedrijf zijn alle bedrijven die in Blue10 actief zijn kiesbaar. Vul hier het bedrijf in waarin de e-factuur geboekt moet worden (het wijzigen van het bedrijf is na het opslaan niet meer mogelijk). 
3. Selecteer in het veld Document type inkoopfactuur of verkoopfactuur.
4. In het veld Leverancier zijn alle leveranciers van het bedrijf kiesbaar. Selecteer hier de juiste leverancier (het wijzigen van de leverancier is na het opslaan niet meer mogelijk). 
5. Importeer in het veld Importeer XML-bestand van de e-factuur via Drag & drop een e-factuur van de leverancier in xml-format.
6. Klik op Opslaan.
7. Vul het veld Naam template.
8. Vul het veld Standaard omschrijving in. Meer weten, lees hier verder.  
9. Vink het veld Actief aan om de e-factuur template te activeren.
10. In het overzicht is het mogelijk om de grootboekrekening te koppelen aan de btw-code en product code. Volg hiervoor de volgende stappen:
    1. Selecteer een grootboekrekening in het veld Grootboekrekening.
    2. Selecteer een btw-code in het veld btw-code.
    3. In het veld Omschrijving wordt de Standaard omschrijving weergegeven. Door te klikken op het potlood icoon kan je de omschrijving wijzigen.  
    4. In het veld Product code worden de gekoppelde product codes getoond. Klik op + Toon meer om mee product codes te tonen.  
    5. Klik op het + Teken er opent een nieuwe regel. Elke regel is een unieke combinatie van product code, omschrijving en btw-categorie.
    6. Klik één of meerdere product codes aan.  
       1. Het mogelijk om te zoeken op code of omschrijving in het bovenstaande zoekveld.  
       2.  In het veld Btw wordt de btw-categorie getoond. Wanneer je met je muis over de btw-categorie beweegt, verschijnt een uitgebreide beschrijving.  
11. Is de melding Let op: er zijn codes nog niet gekoppeld zichtbaar? Voer de stappen bij stap 10 uit totdat alle product codes zijn gekoppeld. 
12. Klik tot slot op Opslaan. Blue10 past voortaan het e-factuur template toe.

Let op: het is alleen mogelijk om grootboekrekeningen te matchen aan product codes uit het xml-bestand. Artikelen en projecten zijn op dit moment nog niet beschikbaar. 

Tip: Komt er een nieuwe product code voor op een (toekomstige) e-factuur van de leverancier en is deze nog niet vastgelegd in de e-factuur template? Dan toont Blue10 de melding Let op: er zijn codes nog niet gekoppeld zichtbaar? in het valideerscherm. Door te klikken op het potloodje naast het veld E-factuur template is het mogelijk om de nieuwe product code vast te leggen in de e-factuur template.
 

Heb je hier vragen over?
Stuur een e-mail naar support@blue10.com of bel naar +31 88 2583101.