Weergaven:

Omschrijving van de functionaliteit
In Blue10 is het mogelijk om per bedrijf gebruik te maken van een Blue10 e-mailadres voor het ontvangen van documenten. Met een Blue10 e-mailadres is het eenvoudig om documenten van leveranciers direct te laten sturen naar Blue10.
Bij het aanmaken van een Blue10 e-mailadres zijn er vier mogelijkheden:

  1. Een e-mailadres voor een specifiek document per bedrijf: Het is per bedrijf mogelijk om voor ieder type document (inkoop, verkoop of pakbon) een apart Blue10 e-mailadres aan te maken. Hiermee krijgt een document het juiste type document mee.
  2. Een algemeen e-mailadres per bedrijf: Naast een Blue10 e-mailadres per type document is het ook mogelijk om een algemeen Blue10 e-mailadres per bedrijf aan te maken. Documenten die via dit e-mailadres binnen komen staan gelijk in de juiste administratie, maar moet een gebruiker in Blue10 wel nog een type document aan mee geven.
  3. Een e-mailadres voor een specifiek type document voor alle bedrijven: Dit is een Blue10 e-mailadres per type document. In Blue10 wordt dan het type document meegeven, maar moet een gebruiker wel nog een bedrijf, waar het document tot behoort, kiezen in Blue10.
  4. Een algemeen e-mailadres voor alle bedrijven: Dit is een Blue10 e-mailadres waarmee alle documenten in de document splitter komen. In de document splitter is het mogelijk om het type document en bijbehorend bedrijf aan te geven.

Let op: We raden de eerste mogelijkheid aan, omdat dan alle documenten direct op de juiste administratie en met het juiste type document binnenkomen in Blue10. Dit betekent dat het niet meer nodig is om handmatig het type document te wijzigen. Op deze manier is ook de herkenning van leveranciers het beste, omdat documenten per bedrijf binnenkomen in Blue10. Blue10 kan dan in de betreffende administratie zoeken naar de leverancier.
 

Hoe werkt de functionaliteit?
Volg de volgende stappen:

  1. Ga naar Beheer > E-mailinstellingen. In een overzicht staan alle bedrijven die gekoppeld zijn in Blue10.
  2. Klik op een administratie. Er opent aan de rechterkant van je scherm een extra veld. Hier kan je per onderdeel (inkoop, verkoop, pakbon en algemeen) een e-mail adres aanmaken.
  3. Klik op de knop om een nieuwe mailbox aan te maken en vul de volgende velden in:
    1. E-mailadres: Maak in dit veld een e-mailadres aan voor het ontvangen van documenten. Vul hier bijvoorbeeld de naam van de administratie in en kies achter @ uit één van de e-maildomeinen.
    2. Antwoord naam: Vul hier de gewenste naam van de afzender van de e-mail in. Vanuit deze naam verstuurt Blue10 een automatisch antwoord e-mail met de melding of de document(en) succesvol of niet succesvol zijn binnengekomen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan ‘Financiële administratie bedrijf X’.
    3. Antwoord e-mail template: Zodra een e-mail binnenkomt in Blue10 ontvangt de afzender (de leverancier of een gebruiker) een automatisch antwoord met daarin een opgemaakt bericht of de verzonden e-mail wel of niet succesvol is ontvangen. Blue10 selecteert het standaard sjabloon van het automatisch antwoord e-mail. Meer weten over het bewerken van het automatisch antwoord? Lees hier verder.
  4. Klik op Opslaan. Na het opslaan is het Blue10 e-mailadres actief.

Let op: Bij het opslaan van het e-mailadres controleert de Blue10 dienst of het e-mailadres nog beschikbaar is. Indien het e-mailadres beschikbaar is, is het direct mogelijk om documenten te versturen naar het zojuist aangemaakt e-mailadres.
 

Heb je hier vragen over?
Stuur een e-mail naar support@blue10.com of bel naar +31 88 2583101.