Weergaven:

Omschrijving van de functionaliteit
Zodra een e-mail binnenkomt in Blue10 ontvangt de afzender (de leverancier of een gebruiker) een automatisch antwoord met daarin een opgemaakt bericht of de verzonden e-mail wel of niet succesvol is ontvangen. Dit resulteert op dit moment in twee soorten e-mails die als automatisch antwoord worden teruggestuurd naar de afzender:

  1. E-mail met Pdf-bestand als bijlage die succesvol is ontvangen en verwerkt wordt in Blue10.
  2. E-mail zonder Pdf-bestand als bijlage die wel is ontvangen, maar niet succesvol verwerkt kan worden in Blue10.

Via Beheer > Inbox-instellingen kan het sjabloon van het automatisch antwoord e-mail worden aangepast. Het is mogelijk om het automatisch antwoord meertalig te maken en contactgegevens van jouw organisatie toe te voegen. Standaard gebruikt Blue10 bij ieder e-mailadres het standaard sjabloon. Het is ook mogelijk om voor ieder e-mailadres een eigen sjabloon te maken en te gebruiken.

Hoe werkt de functionaliteit?
Volg de volgende stappen:

  1. Ga naar Beheer > Inbox-instellingen.
  2. Klik op Bewerk automatische antwoorden.
  3. 3. Blue10 gebruikt standaard bij ieder e-mailadres het eerste sjabloon. Dit is te herkennen aan het vlaggetje. Indien gewenst, kan via + Voeg een nieuw sjabloon toe meerdere sjablonen worden aangemaakt waarbij het mogelijk is om per e-mailadres in te stellen welk sjabloon wordt verstuurd. Doorloop bij het bewerken en aanmaken van een sjabloon de volgende velden:
    1. Naam van template: Geef het sjabloon een duidelijke omschrijving indien er meerdere sjablonen worden gebruikt.
    2. Taal 1, 2 en 3: Het is mogelijk om de (inhoudelijke) tekst van het automatisch antwoord in maximaal drie verschillende talen te tonen. In het sjabloon komen de talen onder elkaar te staan. Selecteer hier minimaal een taal in het veld Taal 1 en indien gewenst meerdere talen bij de velden Taal 2 en Taal 3. In onderstaand voorbeeld zijn er twee talen ingesteld waardoor in het automatisch antwoord eerst de tekst in het Nederlands wordt getoond en daarna in het Engels.  
    3. Optioneel is het mogelijk om één van de onderstaande contactgegevens van de organisatie toe te voegen in het automatisch antwoord. De volgende contactgegevens zijn mogelijk:
      1. Contactnaam: Vul hier de naam in van de contactpersoon waar de afzender contact mee kan opnemen.
      2. Telefoonnummer: Vul hier het telefoonnummer in van de contactpersoon.
      3. E-mailadres: Vul hier het e-mailadres in van de contactpersoon.
        In onderstaand voorbeeld zijn de contactgegevens contactnaam, telefoonnummer en e-mailadres ingevuld waardoor deze gegevens zichtbaar zijn in de automatisch antwoord e-mail. 
  4. Klik op Opslaan. Benieuwd naar hoe de e-mail eruit ziet? Klik dan op Stuur een voorbeeld. Het voorbeeld wordt verstuurd naar het e-mailadres van de gebruiker die hier op klikt.
  5. Na het opslaan is het sjabloon beschikbaar om in te stellen bij een e-mailadres. Ga hiervoor terug naar Inbox-instellingen.
  6. Open de instellingen van een e-mailadres door op het vinkje te klikken.
  7. Selecteer bij Antwoord e-mail template het gewenste sjabloon. Heb je alleen Sjabloon 1 aangepast? Dan is het niet nodig om bij ieder e-mailadres het sjabloon aan te passen.

Heb je hier vragen over?
Stuur een e-mail naar support@blue10.com of bel naar +31 88 2583101.

 

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

 

Description of the functionality 

As soon as an e-mail arrives in Blue10, the sender (the supplier or a user) receives an automatic reply containing a formatted message whether or not the sent e-mail has been received successfully. This currently results in two types of emails that are returned to the sender as an automatic reply:

  1. E-mail with PDF file as attachment that has been successfully received and processed in Blue10.
  2. E-mail without a PDF file as an attachment that has been received, but cannot be successfully processed in Blue10.

In Settings > Inbox settings  you can edit the email auto-reply template. It is possible to set the automatic answer multilingual and add contact details of your organization. By default, Blue10 uses a standard template for each email address. It is also possible to create and use your own template for each e-mail address.
 

How does it work? 
Follow these steps:

  1. Go to Settings  >  Inbox Settings.
  2. Click Edit automatic replies.
  3. By default, Blue10 uses the first template for each email address. This can be recognized by the flag.  
  4. If desired, multiple templates can be created via + Add a new template where it is possible to set which template is sent per e-mail address. When editing and creating a template, check the following fields:
    • Template name: Give the template a clear description if multiple templates are used.
    • Language 1, 2 and 3: It is possible to display the (substantive) text of the automatic answer in a maximum of three different languages. In the template, the languages will be listed under each other. Select at least one language in the Language 1 field and, if desired, multiple languages in the Language 2 and Language 3 fields. In the example below, two languages have been set so that in the automatic answer the text is first shown in Dutch and then in English.  
    • Optionally, it is possible to add one of the contact details of the organization below in the automatic response. The following contact details are possible:
      • Contact name: Enter the name of the contact person that the sender can contact.
      • Telephonenumber : Enter the telephone number of the contact person here.
      • E-mail address: Enter the e-mail address of the contact person here. In the example below, the contact details contact name, telephone number and e-mail address are entered so that this data is visible in the automatic reply e-mail. 
  5. Click Save. Want to see what the e-mail looks like? Then click Send an example. The preview is sent to the email address of the user who clicks it.
  6. After saving, the template is available to set up at an email address. To do this, go back to Inbox Settings.
  7. Open the settings of an email address by clicking on the check mark.  
  8. Under Reply e-mail template, select the desired template. Have you only customized Template 1? Then it is not necessary to change the template for every e-mail address.

Any questions?
Send an e-mail to support@blue10.com  or call +31 88 2583101.

Trefwoorden: Automatische antwoorden, autoreply, autoreply bewerken, e-mail, e-mail ontvangen, e-mailinstellingen, inbox instellingen