Aanmaken van boekingstemplates

Let op: Dit KB-artikel geldt alleen voor gebruikers die werken met AccountView, AFAS, Exact Globe, Twinfield, iMUIS, Exact Online, Visma, Business Central, NetSuite en Unit4 Multivers (Online).
 

Omschrijving van de functionaliteit
Boekingstemplates geven de mogelijkheid om het coderen en boeken van facturen te versnellen en te automatiseren. Met een boekingstemplate is het mogelijk om veelgebruikte coderingen eenvoudig te hergebruiken en standaard toe te passen. Indien gewenst zelfs met een standaard verdeling van de kosten per grootboek. Hierdoor is het niet meer nodig om iedere keer de boekingsregels handmatig aan te maken.

Er zijn twee mogelijkheden om een boekingstemplate aan te maken (door een gebruiker met de rol Boeken):

1. In het valideerscherm;
2. Via Beheer > Boekingstemplates.

Hoe werkt de functionaliteit?
Aanmaken van boekingstemplate in het valideerscherm
Volg de volgende stappen:

1. Open de betreffende factuur in het valideerscherm en klik naast het veld Boekingstemplate op + om een nieuw boekingstemplate aan te maken. 
2. Vul de volgende velden:
   1. Naam boekingstemplate: Vul hier de naam in van het boekingstemplate.
   2. Standaard boekingstemplate: Vink dit veld aan om het boekingstemplate standaard toe te passen bij de betreffende leverancier of klant.
   3. Standaard omschrijving: Vul hier een standaard kop omschrijving in. Wanneer de omschrijving altijd hetzelfde is, kan Blue10 de omschrijving standaard invullen na het vastleggen van de (dynamische) omschrijving van de factuur. Meer weten? Lees hier verder. 
3. Maak daarna de boekingsregels aan zoals bij het coderen van een factuur. Geef in veld Bedrag type aan hoe de kosten standaard verdeeld moeten worden over de boekingsregels: 
   1. Geen: Er wordt geen bedrag verdeeld.
   2. Vast bedrag: Vul hier een vast bedrag in dat standaard wordt gevuld. Bijvoorbeeld 100 euro.
   3. Percentage: Vul hier een percentage van het totaalbedrag voor deze regel. Alle regels bij elkaar moeten 100% zijn.
   4. Rest: Gebruik deze optie naast een regel met een vast bedrag om het restant van het bedrag vast te leggen. Let op: Het is niet mogelijk om het Bedrag type ‘Vast bedrag’ en/of ‘Rest’ te combineren met Bedrag type ‘Percentage’. 
4. Klik tot slot op Opslaan.

Aanmaken van boekingstemplate via Beheer > Boekingstemplates
Volg de volgende stappen:

1.  Ga naar Beheer > Boekingstemplate en klik op + Nieuw boekingstemplate om een nieuw boekingstemplate aan te maken.
2. Vul de volgende gegevens in:
   1. Naam: Vul hier de naam in van het boekingstemplate.
   2. Bedrijf: De administratie waar het boekingstemplate betrekking op heeft.
   3. Document type: Geef aan op welk document type (inkoopfactuur of verkoopfactuur) het boekingstemplate van toepassing is.
   4. Op basis van het Document type wordt het volgende veld getoond:
      1. Leverancier (indien document type gelijk is aan inkoop): Selecteer hier de leverancier waar het boekingstemplate betrekking op heeft.  
      2. Klant (indien document type gelijk is aan verkoop): Selecteer hier de klant waar het boekingstemplate betrekking op heeft.  
3. Klik op Volgende en vul de volgende velden:
   1. Standaard boekingstemplate: Vink dit veld aan om het boekingstemplate standaard toe te passen bij de betreffende leverancier of klant.
   2. Standaard omschrijving: Vul hier een standaard kop omschrijving in. Wanneer de omschrijving altijd hetzelfde is, kan Blue10 de omschrijving standaard invullen na het vastleggen van de (dynamische) omschrijving van de factuur. Meer weten? Lees hier verder. 
   3. Maak daarna de boekingsregels aan zoals bij het coderen van een factuur.
4. Klik tot slot op Opslaan.

Heb je hier vragen over?
Stuur een e-mail naar support@blue10.com of bel naar +31 88 2583101.