Omschrijving van de functionaliteit
In Blue10 is het mogelijk om een gebruiker onderdeel te maken van een groep. Een groep aanmaken kan via Beheer > Gebruikers. Wanneer een gebruiker onderdeel is van een groep, krijgt deze gebruiker ook inzage in de facturen die liggen bij die groep. Op deze manier kunnen meerdere gebruikers aan facturen van één zelfde to-do lijst werken.
Een voorbeeld is medewerkers van de financiële administratie die onderdeel uitmaken van de inkoopadministratie.
Let op: De rechten van de gebruiker zelf blijven altijd leidend, ook als deze ‘onderdeel is van’.
Hoe werkt de functionaliteit
Volg de volgende stappen om een groep aan te maken:
1. Ga naar Beheer > Gebruikers om het Overzicht gebruikers te openen.
2. Klik op de knop + Nieuwe groep. Er openen nieuwe velden. De groepsinstellingen bestaan uit verschillende velden.
De velden zijn als volgt opgebouwd en starten met de Basis informatie:
3. Vul onder Persoonlijke informatie de volgende groepsinformatie in:
1. Naam: Vul hier de naam van de groep in.
2. Afkorting: Vul een afkorting in van de volledige naam van de groep. Wanneer er een actie wordt uitgevoerd naar een groep is deze afkorting zichtbaar in de historie.
3. E-mail adres: Vul hier het e-mailadres in waarop de groep notificatiemails wil ontvangen. Met notificatiemails wordt de groep op de hoogte gehouden van het aantal facturen dat de groep moet afhandelen.
Let op: Er kan maar één e-mailadres worden opgegeven. Kies dus voor een e-mailadres waar alle leden van de groep bij kunnen.
4. Taal: Kies hier de standaard taal van de gebruiker. Deze staat standaard op Nederlands.
4. Vul onder Notificaties de notificatiefrequentie in. Stel in met welke regelmaat er een notificatie e-mail wordt verstuurd. In de e-mail staat het aantal documenten dat op dat moment in de to do lijst van de groep staan.
5. Klik op Opslaan om de groep aan te maken.
Volg de volgende stappen om een gebruiker onderdeel te maken van een groep:
1. Ga naar Beheer > Gebruikers en open de gebruiker die onderdeel moet worden van de groep.
2. Onder de Basisinformatie staat het veld Is onderdeel van. Selecteer hier de groep waar waar de gebruiker onderdeel van uit gaat maken.
Let op: Iedere gebruiker kan maar onderdeel zijn van één groep. Het is nu helaas niet mogelijk om een gebruiker aan meerdere groepen toe te voegen.
3. Klik op Opslaan om de instellingen door te voeren.
Het is ook mogelijk om een gebruiker onderdeel te maken van een andere gebruiker. Dit kan bijvoorbeeld handig zijn wanneer een gebruiker ziek is of op vakantie gaat. Meer weten? Lees hier verder.
Heb je hier vragen over?
Stuur een e-mail naar support@blue10.com of bel naar +31 88 2583101.