Afwezigheidsassistent

Omschrijving van de functionaliteit
Een gebruiker kan tijdens zijn of haar afwezigheid, tijdens bijvoorbeeld vakantie of ziekte, één vervanger activeren met de functionaliteit Afwezigheidsassistent. De vervanger kan tijdens de afwezigheid de documenten van de gebruiker behandelen zodat deze niet blijven liggen. Door het activeren van de Afwezigheidsassistent is het niet nodig om de suggestie- en autoroutes aan te passen gedurende de afwezigheid.

De gebruiker die is ingesteld als vervanger ziet, gedurende de ingestelde periode, de documenten van de afwezige gebruiker in de To-do lijst om te behandelen. De vervanger kan zelfs gebruikmaken van de suggestieroutes die zijn ingesteld voor de afwezige gebruiker.

Let op: De rechten van de vervanger blijven leidend. Als bijvoorbeeld de gebruiker die afwezig is de rol Goedkeuren voor betaling heeft en de vervanger de rol Controleren, dan kan de vervanger geen documenten goedkeuren voor betaling. De vervanger mag alleen documenten controleren.

Hoe werkt de functionaliteit?
Volg de volgende stappen:

1. Open Blue10 en klik rechtsboven op de gebruikersnaam > Mijn instellingen.
2. Onder het kopje Basis informatie staat de functionaliteit Afwezigheidsassistent. Vink het veld Gebruik afwezigheidsassistent aan om deze te activeren. 
3. Doorloop de volgende velden:
   1. Voor de periode van: Vul hier (optioneel) een begin en/of eind datum in om aan te geven voor welke periode de gebruiker moet ingesteld zijn als vervanger.
      1. Begindatum: Datum per wanneer de vervanger documenten moet behandelen tijdens de afwezigheid. Als er geen start datum is ingevuld, is de afwezigheidsassistent direct geactiveerd na het opslaan.
      2. Einddatum: Datum tot wanneer de vervanger documenten moet behandelen tijdens de afwezigheid. Als er geen eind datum is ingevuld, blijft de afwezigheidsassistent geactiveerd totdat de functionaliteit Afwezigheidsassistent wordt uitgevinkt.
   2. Vervanger: Selecteer hier de gebruiker die documenten tijdens de ingevoerde periode moet behandelen. Let op: Het is alleen mogelijk om een actieve gebruiker die kiesbaar is, te selecteren. Daarnaast is het (nog) niet mogelijk om een groep te selecteren.
   3. Notificatie e-mails blijven ontvangen gedurende afwezigheid: Vink aan als het gewenst is om notificaties e-mails te ontvangen, over de te behandelen documenten o.b.v. de ingestelde notificatiefrequentie. Vink uit als het niet gewenst is om notificatie e-mails te ontvangen.
4. Klik op Opslaan. 
5. Klik vervolgens op de optie Bevestig om de afwezigheidsassistent te activeren. De vervanger ontvangt per e-mail een bericht hierover. Klik op de optie Annuleer om de instellingen aan te passen of de Afwezigheidsassistent uit te schakelen. 

Let op: Een gebruiker met beheerdersrechten kan via Beheer > Gebruikers per de gebruiker de afwezigheidsassistent beheren. Dit kan onder het kopje Basis informatie > Afwezigheidsassistent per gebruiker.

Na het activeren van een Afwezigheidsassistent door de (afwezige) gebruiker, ontvangt de ingestelde gebruiker verschillende notificatie e-mails gedurende de ingestelde periode. Het gaat om de volgende drie notificatie e-mails:

1. Notificatie ‘Afwezigheidsassistent geactiveerd’: Nadat een gebruiker is ingesteld als Afwezigheidsassistent ontvangen zowel de afwezige gebruiker als de ingestelde, vervangende gebruiker een notificatie e-mail hierover.
2. Notificatie na verstreken einddatum / de-activatie van de functionaliteit: Wanneer de ingestelde einddatum is verstreken of de functionaliteit wordt uitgeschakeld, ontvangen zowel de afwezige gebruikers als de ingestelde, vervangende gebruiker een notificatie e-mail hierover.
3. Notificatie dat er documenten klaarstaan om te behandelen: Voor de ingestelde, vervangende gebruiker is de notificatie e-mail uitgebreid met het aantal te behandelen documenten van de afwezige gebruiker.

Heb je hier vragen over?
Stuur een e-mail naar support@blue10.com of bel naar +31 88 2583101.