Weergaven:

Omschrijving van de functionaliteit
Een gebruiker kan tijdens zijn of haar afwezigheid, tijdens bijvoorbeeld vakantie of ziekte, één vervanger activeren met de functionaliteit Afwezigheidsassistent. De vervanger kan tijdens de afwezigheid de documenten van de gebruiker behandelen zodat deze niet blijven liggen. Door het activeren van de Afwezigheidsassistent is het niet nodig om de suggestie- en autoroutes aan te passen gedurende de afwezigheid.

De gebruiker die is ingesteld als vervanger ziet, gedurende de ingestelde periode, de documenten van de afwezige gebruiker in de To-do lijst om te behandelen. De vervanger kan zelfs gebruikmaken van de suggestieroutes die zijn ingesteld voor de afwezige gebruiker.

Let op: De rechten van de vervanger blijven leidend. Als bijvoorbeeld de gebruiker die afwezig is de rol Goedkeuren voor betaling heeft en de vervanger de rol Controleren, dan kan de vervanger geen documenten goedkeuren voor betaling. De vervanger mag alleen documenten controleren.

Hoe werkt de functionaliteit?
Volg de volgende stappen:

  1. Open Blue10 en klik rechtsboven op de gebruikersnaam > Mijn instellingen.
  2. Onder het kopje Basis informatie staat de functionaliteit Afwezigheidsassistent. Vink het veld Gebruik afwezigheidsassistent aan om deze te activeren. 
  3. Doorloop de volgende velden:
    1. Voor de periode van: Vul hier (optioneel) een begin en/of eind datum in om aan te geven voor welke periode de gebruiker moet ingesteld zijn als vervanger.
      1. Begindatum: Datum per wanneer de vervanger documenten moet behandelen tijdens de afwezigheid. Als er geen start datum is ingevuld, is de afwezigheidsassistent direct geactiveerd na het opslaan.
      2. Einddatum: Datum tot wanneer de vervanger documenten moet behandelen tijdens de afwezigheid. Als er geen eind datum is ingevuld, blijft de afwezigheidsassistent geactiveerd totdat de functionaliteit Afwezigheidsassistent wordt uitgevinkt.
    2. Vervanger: Selecteer hier de gebruiker die documenten tijdens de ingevoerde periode moet behandelen. Let op: Het is alleen mogelijk om een actieve gebruiker die kiesbaar is, te selecteren. Daarnaast is het (nog) niet mogelijk om een groep te selecteren.
    3. Notificatie e-mails blijven ontvangen gedurende afwezigheid: Vink aan als het gewenst is om notificaties e-mails te ontvangen, over de te behandelen documenten o.b.v. de ingestelde notificatiefrequentie. Vink uit als het niet gewenst is om notificatie e-mails te ontvangen.
  4. Klik op Opslaan. 
  5. Klik vervolgens op de optie Bevestig om de afwezigheidsassistent te activeren. De vervanger ontvangt per e-mail een bericht hierover. Klik op de optie Annuleer om de instellingen aan te passen of de Afwezigheidsassistent uit te schakelen. 

Let op: Een gebruiker met beheerdersrechten kan via Beheer > Gebruikers per de gebruiker de afwezigheidsassistent beheren. Dit kan onder het kopje Basis informatie > Afwezigheidsassistent per gebruiker.

Na het activeren van een Afwezigheidsassistent door de (afwezige) gebruiker, ontvangt de ingestelde gebruiker verschillende notificatie e-mails gedurende de ingestelde periode. Het gaat om de volgende drie notificatie e-mails:

  1. Notificatie ‘Afwezigheidsassistent geactiveerd’: Nadat een gebruiker is ingesteld als Afwezigheidsassistent ontvangen zowel de afwezige gebruiker als de ingestelde, vervangende gebruiker een notificatie e-mail hierover.
  2. Notificatie na verstreken einddatum / de-activatie van de functionaliteit: Wanneer de ingestelde einddatum is verstreken of de functionaliteit wordt uitgeschakeld, ontvangen zowel de afwezige gebruikers als de ingestelde, vervangende gebruiker een notificatie e-mail hierover.
  3. Notificatie dat er documenten klaarstaan om te behandelen: Voor de ingestelde, vervangende gebruiker is de notificatie e-mail uitgebreid met het aantal te behandelen documenten van de afwezige gebruiker.

Heb je hier vragen over?
Stuur een e-mail naar support@blue10.com of bel naar +31 88 2583101.

 

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

 

Description of the functionality
During their absence, for example during holidays or illness, users can activate one substitute using the Absence Assistant. The substitute can handle the user's documents during their absence so that they do not remain unprocessed. By activating the Absence Assistant, it is not necessary to adjust the suggestion and authorisation routes during the absence.

The user who is set as a substitute will see the absent user's documents in the To-do list for processing during the set period. The substitute can even use the suggestion routes that have been set for the absent user.

Please note: The rights of the substitute remain in effect. For example, if the absent user has the Approve for Payment role and the substitute has the Check role, the substitute cannot approve documents for payment. The substitute may only check documents.

How does the functionality work?
Follow these steps:

  1. Open Blue10 and click on the username in the top right corner > My settings.
  2. Under the heading User settings, you will find the Absence Assistant feature. Tick the Use Absence Assistant box to activate it.
  3. Please complete the following fields:
    1. Absence Period: Enter a start and/or end date here (optional) to indicate the period for which the user should be set as a substitute.
      1. From: Date from which the substitute must handle documents during the absence. If no start date is entered, the absence assistant is activated immediately after saving.
      2. To: Date until which the substitute must handle documents during the absence. If no end date is entered, the absence assistant remains activated until the Absence Assistant functionality is unchecked.
    2. Select an absence assistent: Select the user who should handle documents during the specified period. Please note: It is only possible to select an active user who is eligible. In addition, it is not (yet) possible to select a group.
    3. Keep sending notifications: Tick this box if you wish to receive notification emails about the documents to be processed based on the set notification frequency. Untick this box if you do not wish to receive notification emails.
  4. Click on Save. 
  5. Then click on the Confirm option to activate the absence assistant. The substitute will receive an email notification about this. Click on the Cancel option to adjust the settings or disable the Absence Assistant.

Please note: A user with administrator rights can manage the absence assistant for each user via Settings > Users. This can be done under the heading Basic information > Absence Assistant per user.

After the (absent) user activates the Absence Assistant, the designated user will receive several notification emails during the set period. These are the following three notification emails:

  1. Notification ‘Absence Assistant activated’: After a user has been set up as an Absence Assistant, both the absent user and the designated substitute user will receive a notification email about this.
  2. Notification expired end date / deactivation of functionality: When the set end date has passed or the functionality is disabled, both the absent users and the designated replacement user will receive a notification email about this.
  3. Notification that documents are ready to be processed: For the designated substitute user, the notification email has been expanded to include the number of documents to be processed by the absent user.

Do you have any questions about this?
Send an e-mail to support@blue10.com or call +31 88 2583101

Trefwoorden: Afwezigheidsassistent onderdeel van vervanger vervangen notificatie