Omschrijving van de functionaliteit
Bij het behandelen van een inkoopfactuur geef je aan welke vervolgactie je naar een gebruiker wilt uitvoeren. Deze acties kan je bij iedere inkoopfactuur handmatig uitvoeren, maar het is ook mogelijk terugkerende acties vast te leggen in een autoroute.
Een autoroute is een actie die Blue10 automatisch uitvoert zonder tussenkomst van een gebruiker. Je kan een autoroute alleen gebruiken op het moment dat die actie in alle gevallen uitgevoerd moet worden en de gebruiker de factuur niet meer hoeft in te zien.
Een voorbeeld hiervan is het automatisch boeken en archiveren van facturen nadat deze betaald zijn.
Hoe werkt de functionaliteit?
Volg de volgende stappen voor het openen van het Overzicht autoroutes en het aanmaken van een autoroute in het Beheer:
- Klik op Beheer > Autoroutes.
- De pagina is als volgt opgebouwd:
- Via Nieuwe route is het mogelijk om een nieuwe autoroute aan te maken.
- Boven aan de pagina is het mogelijk om het overzicht te filteren.
- Het overzicht toont alle actieve en inactieve autoroutes van alle administraties in de Blue10 omgeving. De kolommen geven een inzicht in de opbouw van een autoroute. Door te klikken op de regel is het mogelijk om de autoroute te bewerken en meer details in te zien.
- Klik op Nieuwe route om een nieuwe autoroute aan te maken en doorloop de volgende velden:
- Bedrijf: Geef aan of de autoroute geldt voor alle administraties/bedrijven of voor één administratie/bedrijf. Let op: Bij de optie Alle is het niet mogelijk om de autoroute op basis van leverancier, kostenplaats, kostendrager, grootboek of project in te richten.
- Leverancier: Vul de naam of namen van de betreffende leverancier(s) in.
- Laatste actie: Vul hier de laatste actie die is uitgevoerd op een factuur vóórdat de autoroute start.
- Ligt bij: Selecteer hier de gebruiker waar de factuur op dat moment ligt, dus naar wie de Laatste actie is uitgevoerd. Tip: In de historie van een factuur vind je de voorgaande actie (Laatste actie) en de gebruiker waar de factuur op dat moment ligt (Ligt bij). Lees de acties in de historie van beneden naar boven.
- Huidige status: Vul hier de huidige status waarin de factuur zich bevindt als de autoroute moet starten. De huidige status is altijd in de kop van de factuur terug te vinden bij het veld Status.
- Actie: Vul hier de actie die Blue10 automatisch moet uitvoeren.
- Stuur naar: Selecteer hier de gebruiker naar wie de actie automatisch moet worden uitgevoerd.
- Nieuwe status: Blue10 vult hier automatisch de nieuwe status van de factuur als de actie automatisch is uitgevoerd. Dit is een direct gevolg van de voorgaande status en de uit te voeren actie.
- Standaard opmerking: Dit veld is optioneel. Vul hier de tekst die bij het uitvoeren van deze autoroute standaard zichtbaar is in het veld Opmerking en de historie bij een factuur.
- Vaak is het niet nodig om voorwaarden in te stellen, omdat de Laatste actie al beperkend genoeg is. Onder Extra instellingen is het mogelijk om de autoroute op meerdere kenmerken of voorwaarden in te richten.
- Klik op Opslaan om de autoroute aan te maken. Deze is direct actief waardoor de ingestelde acties automatisch worden uitgevoerd.
Heb je hier vragen over?
Stuur een e-mail naar support@blue10.com of bel naar +31 88 2583101.