Omschrijving van de functionaliteit
Bij het behandelen van een inkoopfactuur geef je aan welke vervolgactie je naar een gebruiker wilt uitvoeren. Deze acties kan je bij iedere inkoopfactuur handmatig uitvoeren, maar het is ook mogelijk terugkerende acties vast te leggen in een suggestieroute. Je kan een suggestieroute op basis van meerdere kenmerken of voorwaarden uitvoeren. Klik op Beheer > Suggestieroutes voor het Overzicht Suggestieroutes.
Hoe werkt de functionaliteit?
De volgende geavanceerde instellingen zijn beschikbaar:
- De volgende geavanceerde instellingen zijn beschikbaar:
- Actief: Wanneer deze instelling is aangevinkt, is de suggestieroute actief en te gebruiken in de Blue10 omgeving.
- Prioriteit: Standaard heeft iedere suggestieroute de prioriteit 100. Door de prioriteit van een suggestieroute aan te passen naar bijvoorbeeld 125 gaat deze voor een suggestieroute met prioriteit 100. Wanneer facturen van een bepaalde leveranciers afwijken van de standaard goedkeurflow is het op deze manier mogelijk om die suggestieroute meer prioriteit te geven.
- Route van gebruiker: Wanneer hier een groen uitroepteken staat, is deze suggestieroute aangemaakt door een gebruiker op de Documentdetailpagina. Wanneer hier een streepje staat, is de suggestieroute aangemaakt door een gebruiker met beheerdersrechten in het Beheer.
- Document is goedgekeurd: Met deze instelling is het mogelijk om de suggestieroute uit te voeren op voorwaarde dat de factuur goedgekeurd moet zijn (Ja) of nog niet (Nee). Bij de optie nvt kijkt Blue10 niet naar deze voorwaarde tijdens het uitvoeren van de suggestieroute.
- Document ligt bij goedkeurder: Met deze instelling is het mogelijk om een suggestieroute uit te voeren op voorwaarde dat de factuur wel (Ja) bij een gebruiker met de rol Goedkeuring voor betaling ligt. Bij de optie Nee mag de factuur niet bij een gebruiker met deze rol liggen. Bij de optie nvt kijkt Blue10 niet naar deze voorwaarde tijdens het uitvoeren van de suggestieroute.
- Document moet in ERP staan: Met deze instelling is het mogelijk om een suggestieroute uit te voeren op voorwaarde dat de factuur in het boekhoudsysteem is opgeslagen. Met de optie Ja moet de factuur opgeslagen zijn in het boekhoudsysteem, met de optie Nee moet de factuur nog niet bekend zijn in het boekhoudsysteem. Bij de optie nvt kijkt Blue10 niet naar deze voorwaarde tijdens het uitvoeren van de suggestieroute.
- Document moet in ERP geboekt zijn: Met deze instelling is het mogelijk om een suggestieroute uit te voeren op voorwaarde dat de factuur is geboekt in het boekhoudsysteem. Met de optie Ja moet de factuur geboekt zijn in het boekhoudsysteem, met de optie Nee moet de factuur nog niet geboekt zijn. Bij de optie nvt kijkt Blue10 niet naar deze voorwaarde tijdens het uitvoeren van de suggestieroute.
- Document is geblokkeerd voor betaling in ERP: Met deze instelling op Ja is het mogelijk om een suggestieroute alleen uit te voeren als de factuur is geblokkeerd voor betaling in het boekhoudsysteem. Bij de optie Nee mag de factuur nog niet geblokkeerd zijn voor betaling in het boekhoudsysteem. Bij de optie nvt kijkt Blue10 niet naar deze voorwaarde tijdens het uitvoeren van de suggestieroute.
- Document is betaald: Met deze instelling is het mogelijk om een suggestieroute uit te voeren op voorwaarde dat er een betaaldatum is overgekomen uit het boekhoudsysteem en de factuur dus daadwerkelijk is betaald. Met de optie Ja moet de factuur betaald zijn (dus een betaaldatum hebben in Blue10, met de op Nee moet de factuur nog niet betaald zijn. Bij de optie nvt kijkt Blue10 niet naar deze voorwaarde tijdens het uitvoeren van de suggestieroute.
- Automatische incasso: Met deze instelling is het mogelijk om een suggestieroute op basis van de betalingsconditie automatisch incasso uit te voeren. Door deze instelling aan te vinken, voert Blue10 de suggestieroute alleen uit indien het om een automatisch incasso gaat.
- Type factuur: Met deze instelling is het mogelijk om een suggestieroute per type factuur uit te voeren. Bij de optie Beide kijkt Blue10 niet naar deze voorwaarde tijden het uitvoeren van de suggestieroute.
- Document inkooporder: Met deze instelling is het mogelijk om de suggestieroute uit te voeren op de voorwaarde dat er wel (Ja) een inkooporder in Blue10 is overgekomen vanuit het boekhoudsysteem op basis van het herkende inkoopordernummer op de factuur. Bij de optie Nee hoeft er geen inkooporder beschikbaar te zijn. Bij de optie nvt kijkt Blue10 niet naar deze voorwaarde tijdens het uitvoeren van de suggestieroute.
- Document heeft gekoppelde inkooporder: Met deze instelling is het mogelijk om de suggestieroute uit te voeren op de voorwaarde dat er wel (Ja) een is gematcht met de factuur. Bij de optie Nee is de factuur niet gematcht met de inkooporder. Bij de optie nvt kijkt Blue10 niet naar deze voorwaarde tijdens het uitvoeren van de suggestieroute.
- Document heeft geboekte factuurregels: Met deze instelling is het mogelijk om een suggestieroute uit te voeren op geboekte factuurregels. Zet de instelling op Ja als de geboekte factuurregels gesynchroniseerd moeten zijn uit het boekhoudsysteem. Bij de optie Nee zijn er geen geboekte factuurregels . Bij de optie nvt kijkt Blue10 niet naar deze voorwaarde tijdens het uitvoeren van de suggestieroute.
- Grootboek: Kies bovenaan een specifiek bedrijf voor welke de suggestieroute op basis van Grootboek geldt. Selecteer in dit veld een grootboek zodat facturen die betrekking hebben op het gekozen grootboek bij een specifieke gebruiker/groep terecht komt. Let op: Bij deze mogelijkheid kijkt Blue10 naar de grootboekrekening van de eerste regel van de factuurregels en matcht daar op.
- Kostenplaats: Kies bovenaan een specifiek bedrijf voor welke de suggestieroute op basis van kostenplaats geldt. Selecteer in dit veld een kostenplaats zodat facturen die betrekking hebben op deze kostenplaats bij een specifieke gebruiker/groep terecht komen. Het is mogelijk om één kostenplaats per suggestieroute in te stellen. Let op: Bij deze mogelijkheid kijkt Blue10 naar de kostenplaats van de eerste regel van de factuurregels en matcht daar op.
- Kostendrager: Kies bovenaan een specifiek bedrijf voor welke de suggestieroute op basis van kostendrager geldt. Selecteer in dit veld een kostendrager zodat facturen die betrekking hebben op deze kostendrager bij een specifieke gebruiker/groep terecht komen. Het is mogelijk om één kostendrager per suggestieroute in te stellen. Let op: Bij deze mogelijkheid kijkt Blue10 naar de kostendrager van de eerste regel van de factuurregels en matcht daar op.
- Projectnummer(s): Kies bovenaan een specifiek bedrijf voor welke de route op basis van project(en) geldt. Vul in dit veld alle projectnummers (komma spatie gescheiden) in. Standaard staat dit niet ingericht. Let op: Bij deze mogelijkheid kijkt Blue10 naar het project van de eerste regel van de factuurregels en matcht daar op.
Heb je hier vragen over?
Stuur een e-mail naar support@blue10.com of bel naar +31 88 2583101