Omschrijving van de functionaliteit
Bij het behandelen van een inkoopfactuur geef je aan welke vervolgactie je naar een gebruiker wilt uitvoeren. Deze acties kan je bij iedere inkoopfactuur handmatig uitvoeren, maar het is ook mogelijk terugkerende acties vast te leggen in een suggestieroute.
Een suggestieroute is een voorgestelde actie voor een gebruiker. De gebruiker moet deze actie wel nog zelf uitvoeren bij iedere factuur en heeft de mogelijkheid om af te wijken van de suggestie.
Een voorbeeld hiervan is het goedkeuren van een factuur waarbij een goedkeurder standaard de suggestie ‘Goedkeuren voor betaling’ krijgt. De gebruiker moet deze actie wel nog uitvoeren, maar heeft ook de mogelijkheid om van deze suggestie af te wijken als de factuur bijvoorbeeld niet klopt.
Hoe werkt de functionaliteit?
Volg de volgende stappen voor het openen van het Suggestieroute overzicht en het aanmaken van een suggestieroute in het Beheer:
- Klik op Beheer > Suggestieroutes.
- De pagina is als volgt opgebouwd:
- Aan de linkerkant is het via + Nieuwe route mogelijk om een nieuwe suggestieroute aan te maken.
- Aan de rechterkant is het mogelijk om het overzicht te filteren op kenmerken.
- Het overzicht toont alle actieve en inactieve suggestieroutes van alle administraties in de Blue10 omgeving. De kolommen geven een inzicht in de opbouw van een suggestieroute. Door te klikken op de regel is het mogelijk om de suggestieroute te bewerken en meer details in te zien.
- Klik op Nieuwe route om een nieuwe suggestieroute aan te maken en doorloop de volgende velden:
- Bedrijf: Geef aan of de suggestieroute geldt voor alle administraties/bedrijven of voor één administratie/bedrijf. Let op: Bij de optie Alle is het niet mogelijk om de suggestieroute op basis van leverancier, kostenplaats, kostendrager, grootboek of project in te richten.
- Laatste actie: Vul hier de laatste actie die is uitgevoerd op een factuur vóórdat de route start.
- Ligt bij: Selecteer hier de gebruiker waar de factuur op dat moment ligt, dus naar wie de Laatste actie is uitgevoerd. Tip: In de historie van een factuur vind je de voorgaande actie (Laatste actie) en de gebruiker waar de factuur op dat moment ligt (Ligt bij). Lees de acties in de historie van beneden naar boven.
- Huidige status: Vul hier de huidige status waarin de factuur zich bevindt als de suggestieroute moet starten. De huidige status is altijd in de kop van de factuur terug te vinden bij het veld Status.
- Actie: Vul hier de actie die Blue10 als suggestie moet geven.
- Stuur naar: Selecteer hier de gebruiker naar wie je de actie wil uitvoeren.
- Status nieuw: Blue10 vult hier automatisch de nieuwe status van de factuur als de actie is uitgevoerd. Dit is een direct gevolg van de voorgaande status en de uit te voeren actie.
- Standaardtekst: Dit veld is optioneel. Vul hier de tekst die bij het uitvoeren van deze suggestieroute standaard zichtbaar is in het veld Opmerking en de historie bij een factuur.
- Vaak is het niet nodig om voorwaarden in te stellen, omdat de Laatste actie al beperkend genoeg is. Onder Extra instellingen is het mogelijk om de suggestieroute op meerdere kenmerken of voorwaarden in te richten.
- Klik op Opslaan om de suggestieroute aan te maken. Deze is direct actief.
Heb je hier vragen over?
Stuur een e-mail naar support@blue10.com of bel naar +31 88 2583101.
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Description of the functionality
When processing a purchase invoice, you indicate which follow-up action you want to perform for a user. You can perform these actions manually for each purchase invoice, but it is also possible to record recurring actions in a suggestion route.
A suggestion route is a proposed action for a user. The user must still perform this action themselves for each invoice and has the option to deviate from the suggestion.
An example of this is approving an invoice where an approver receives the default suggestion “Approve for payment”. The user still has to perform this action, but also has the option to deviate from this suggestion if, for example, the invoice is incorrect.
How does the functionality work?
Follow these steps to open the Suggestion Route overview and create a suggestion route in Settings:
- Go to Settings > Suggestion Routes.
- The page is structured as follows:
- On the left-hand side, you can create a new suggested route via + New route.
- On the right-hand side, it is possible to filter the overview by characteristics.
- The overview shows all active and inactive suggestion routes from all administrations in the Blue10 environment. The columns provide insight into the structure of a suggestion route. By clicking on the line, it is possible to edit the suggestion route and view more details.
- Click on New route to create a new route suggestion and complete the following fields:
- Company: Indicate whether the route applies to all administrations/ companies or for one administration/ company. Take Note: In the All companies option it is not possible to set up the route on the basis of supplier, cost center or project.
- Last action: Enter the last action taken on an invoice before the route starts.
- User: Select here the user where the invoice is at that moment, so to whom the Last Action was performed. Tip: In the history of an invoice you will find the previous action (Last action) and the user with whom the invoice “sits” at that moment (Located at). Read the actions in the history from bottom to top.
- Current Status: Enter the current status in which the invoice is located when the route has to start. The current status can always be found in the head of the invoice.
- Action: Select here the action that Blue10 should perform automatically (in case of an auto route) or fill in the action that Blue10 should give as a suggestion (in case of a suggested route).
- Send to: Select the user to whom you want to carry out the action.
- Status new: Blue10 automatically fills the new status of the invoice when the action is executed. This is a direct result of the previous status and the action to be performed.
- Standard Text: Optional: Enter the text that is visible when this route is executed in the Comment field and the History of an invoice.
- It is often not necessary to set conditions, as the Last action is already restrictive enough. Under Additional settings, it is possible to configure the suggestion route based on multiple characteristics or conditions.
- Click Save to activate the route. After saving, the route is immediately active, even for already scanned invoices.
Do you have any questions about this?
Send an email to support@blue10.com or call +31 88 2583101.