Omschrijving van de functionaliteit
De goedkeurflow is te gebruiken voor het controleren en goedkeuren voor betaling van een inkoopfactuur. Op de Documentdetailpagina: Inkoop is onder het kopje Actie mogelijk om diverse acties uit te voeren om goedkeuring te geven. De acties zijn afhankelijk van de rol van de gebruiker.
Voor het controleren en goedkeuren maakt Blue10 onderscheid tussen twee acties:
- Akkoord: Met de actie Akkoord geeft de gebruiker met de rol Controleren inhoudelijk akkoord op de inkoopfactuur. De inkoopfactuur wordt nog niet vrijgegeven voor betaling.
- Goedkeuren voor betaling: Goedkeuren voor betaling is de definitieve goedkeuring en is noodzakelijk om de inkoopfactuur verder te verwerken. De rol en actie Goedkeuren voor betaling heft de betaalblokkade op van de inkoopfactuur, waardoor de inkoopfactuur op de betaaladvieslijst van het boekhoudsysteem komt te staan.
Naast bovenstaande acties zijn er nog meer acties beschikbaar, afhankelijk van de rol van de gebruiker en de status van de factuur, om een inkoopfactuur akkoord te geven of goed te keuren voor betaling.
Hoe werkt de functionaliteit?
Volg de volgende stappen:
- Wanneer een inkoopfactuur bij een gebruiker ligt, ontvangt deze gebruiker een notificatie e-mail dat er documenten klaarstaan om te behandelen. Open de link in deze notificatie e-mail of ga in Blue10 naar Documentoverzicht: Inkoop.
- Klik op een regel om een inkoopfactuur te openen. Op de Documentdetailpagina: Inkoop kan de gebruiker de inkoopfactuur controleren en goedkeuren.
- Onder het kopje Actie kan een gebruiker acties uitvoeren voor het controleren en goedkeuren van documenten. De beschikbare acties zijn afhankelijk van de rol van de gebruiker. Kies een gewenste actie. Lees hier meer over het uitvoeren van acties op de detaildocumentpagina: https://support.blue10.com/acties-documentdetailpagina/.
- Selecteer in het veld Naar een gebruiker of groep.
- In het veld Opmerking is het mogelijk om eventuele opmerkingen/aantekeningen mee te geven aan de inkoopfacturen. Deze opmerking is altijd zichtbaar onder het kopje Historie.
- Klik op Uitvoeren om de actie daadwerkelijk uit te voeren.
Tip: Een actie kan bij iedere factuur handmatig worden uitgevoerd, maar het is ook mogelijk om terugkerende acties te automatiseren in een route. Lees hier meer over routes instellen: https://support.blue10.com/routes-instellen/.
Heb je hier vragen over?
Stuur een e-mail naar support@blue10.com of bel naar +31 88 2583101