Omschrijving van de functionaliteit
Als je werkt met inkooporders in AFAS is het mogelijk om de orders te confronteren met de bijbehorende inkoopfacturen in Blue10. Inkoopfacturen die overeenkomen met een inkooporder worden vanuit Blue10 direct in AFAS geboekt en geconfronteerd. Wanneer het confronteren gelukt is zie je dit na het boeken terug in de Historie op de Documentdetailpagina in Blue10 en onder Ordermanagement > Inkoopproces > Confrontatie in AFAS. De inkoopfactuur in Blue10 hoeft niet meer door een gebruiker goedgekeurd te worden en zal door een autoroute worden gedeblokkeerd voor betaling.
Let op: Worden de inkoopfacturen na het succesvol confronteren niet automatisch gedeblokkeerd in Blue10? Neem contact op met onze support via support@blue10.com of bel naar +31 88 2583101.
Indien de inkooporder niet overeenkomt met de factuur of er een afwijking is in het aantal ontvangen/de prijs, dan is dit direct inzichtelijk. Blue10 toont het aantal bestelde goederen, het aantal ontvangen goederen en het aantal gefactureerde goederen. Na het doorvoeren van de wijzigingen kan de factuur alsnog geboekt worden in AFAS. De factuur zal in dit geval niet automatisch geconfronteerd worden (te zien op de Documentdetailpagina > Historie) en dient handmatig goedgekeurd te worden in de Blue10 dienst. In AFAS kan de factuur alsnog handmatig geconfronteerd worden. Het is belangrijk dat dit in AFAS gebeurt, zodat de status van de ontvangst en de factuur daar op ‘Geheel geconfronteerd’ komen te staan.
Let op: Om gebruik te kunnen maken van het confronteren, is het vereist om de functionaliteit inkooporders in de Blue10 dienst te activeren. Hoe dat werkt, vind je hier.
Hoe werkt de functionaliteit?
Volg de volgende stappen:
- Open het valideerscherm (Dashboard > Valideren of Importeren > Valideren) en valideer de kopgegevens. Volg onderstaande stappen voor het veld Inkooporder nr.
- Klik bij het veld Inkooporder nr op Zoek om de factuur te koppelen aan de ontvangstregels uit AFAS.
- Na het klikken op Zoek opent een pop-up met maximaal 100 ontvangsten met bijbehorende regels. Selecteer hier een hele ontvangst, een aantal regels of meerdere ontvangsten.
- Klik daarna op Kies. De Blue10 dienst vult dan de aangevinkte regels als codeerregels.
Let op: Zorg ervoor dat de ontvangst in AFAS is geboekt en dat je in Blue10 alleen ontvangen regels selecteert. Blue10 zal alleen op basis van ontvangen regels de factuur tegen de ontvangst proberen te confronteren in AFAS (niet met openstaande inkooporders).
Let op: Het artikel moet gekoppeld zijn aan de leverancier. Deze instelling is in AFAS te vinden via Ordermanagement > Item > Artikel > open artikel > Inkooprelaties > voeg relatie toe.
Let op: Voor het kunnen confronteren is het belangrijk dat op de artikelgroep van het artikel in AFAS staat ingesteld dat er geconfronteerd mag worden. Deze instelling is in AFAS te vinden via Ordermanagement -> Item -> Groepering -> Artikelgroep -> Open artikelgroep -> Algemeen -> Confronteren.
Let op: Blue10 vult altijd het grootboek welke staat ingesteld als Rek. Inkoop op de artikelgroep van het artikel in AFAS. Wanneer je bij het boeken het grootboek aanpast zal daarop geboekt worden, maar zal er geen confrontatie plaatsvinden in AFAS en dien je de factuur handmatig goed te keuren in de Blue10 dienst.
Let op: Volg de volgende stappen in AFAS om een tolerantie in te stellen: Confrontatieverschil instellen - AFAS Help Center. Wanneer je een factuur boekt met ontvangst regels waarbij op de factuur een verschil zit welke valt binnen de tolerantie, kan AFAS de ontvangstregels succesvol confronteren. Dit is in AFAS terug te vinden via Ordermanagement -> Inkoopproces -> Confrontatie -> Open ontvangstnummer -> zie tabel Verschil in confrontatie. De factuur wordt in Blue10 niet automatisch goedgekeurd. In de historie op de documentdetailpagina is dus geen opmerking te zien en de factuur dient nog goedgekeurd te worden door een gebruiker.
Is de ontvangst van de bestelling nog niet binnen?
Het is dan wel mogelijk om de factuur te valideren in de Blue10 dienst zonder deze af te stemmen met een inkooporder (sla de factuur op met nog te coderen bedragen, boekingsregels zijn dan nog niet sluitend). Volg de volgende stappen om de factuur alsnog af te stemmen:
- Open via het Documentenoverzicht Inkoop de Documentdetailpagina van de factuur.
- Bij het onderdeel Coderen is het mogelijk de factuur af te stemmen met een bestelling. Klik hiervoor op Factuur Coderen.
- Er opent een pop-up met de codeerregels. Klik vervolgens rechts boven op de knop Zoek.
- Er opent een pop-up met maximaal 100 inkooporders met bijbehorende regels. Selecteer hier een hele bestelling, een aantal regels of meerdere bestellingen om de factuur te matchen.
- Klik daarna op Kies. Blue10 vult dan de aangevinkte regels als codeerregels. De factuur is dan afgestemd met de inkooporder.
Heb je hier vragen over?
Stuur een e-mail naar support@blue10.com of bel naar +31 88 2583101.