Omschrijving van de functionaliteit
Voor gebruikers die werken met bestellingen in Exact Online is het mogelijk om deze af te stemmen met de bijbehorende facturen in Blue10. Facturen die overeenkomen met een bestelling worden vanuit Blue10 direct in Exact Online geboekt. Indien de bestelling niet overeenkomt met de factuur of er is een afwijking in het aantal ontvangen, dan is dit direct inzichtelijk in Blue10. Blue10 toont namelijk het aantal bestelde goederen, het aantal ontvangen goederen en het aantal gefactureerde goederen. Na het doorvoeren van de wijzigingen kan de factuur alsnog geboekt worden in Exact Online. Zodra de factuur is geboekt in Exact Online komt deze bij de facturen in het onderdeel Inkoop terecht en bij de boekingen in het onderdeel Financieel. Exact Online werkt de status van de bestelling dan bij naar gedeeltelijk of volledig gefactureerd.
Let op: Om gebruik te maken van het afstemmen van bestellingen, is het vereist om de functionaliteit inkooporders in Blue10 te activeren. Meer weten? Lees hier verder.
Hoe werkt de functionaliteit?
Volg de volgende stappen:
- Open het valideerscherm (Dashboard > Valideren of Importeren> Valideren) en valideer de kopgegevens zoals gewend. Volg onderstaande stappen voor het veld Inkooporder nr..
- Klik bij het veld Inkooporder nr op Zoek om de factuur af te stemmen met inkooporder(s), ook wel bestellingen uit Exact Online.
- Na het klikken op Zoek opent een pop-up met maximaal 100 bestellingen met bijbehorende regels. Selecteer hier een hele bestelling, een aantal regels of meerdere bestellingen om de factuur af te stemmen.
- Klik daarna op OK. Blue10 vult dan de aangevinkte regels als codeerregels. De factuur is dan afgestemd met een bestelling.
Let op:
- Blue10 vult altijd een grootboekrekening, dus ook als er wordt gewerkt met bestellingen. Exact Online kent geen grootboekrekening op een inkoopfactuur dus vult Blue10 een standaard grootboekrekening. Deze grootboekrekening wordt niet meegegeven naar Exact Online. In Exact Online komt de boeking dus, zoals altijd, op een artikel te staan. In het financiële deel van Exact Online wordt de boeking geboekt op de grootboekrekening die je in Exact Online hebt ingegeven bij ‘Te ontvangen facturen/goederen’.
- Wanneer de bestelling in Exact Online op een vreemde valuta staat en de boeking wordt op EUR herkend of gezet in Blue10, dan wordt het bedrag in EUR zonder rekening te houden met de wisselkoers omgezet naar de vreemde valuta van de bestelling (dit gebeurt één op één). In Exact Online is het namelijk niet mogelijk om af te wijken van de valuta die op de bestelling in Exact Online is ingesteld. Gebruik daarom in Blue10 altijd dezelfde valuta als in de bestelling is gebruikt, omdat Exact Online boekt in de valuta van de bestelling. Bij het boeken van een directe inkoopfactuur is het wel mogelijk om te kiezen in welke valuta dit dient te gebeuren.
- In het valideerscherm vult Blue10 de herkende gegevens van een factuur en vult deze aan door de ingestelde standaarden uit Exact Online. Zo vult Blue10 ook de standaard betalingsconditie van de leverancier. De betalingsconditie op de bestelling is dus niet leidend, in Blue10 wordt deze overschreven met de betalingsconditie van de leverancierskaart. Indien gewenst kan je bij het valideren de betalingsconditie per factuur aanpassen. Werk je vanuit Blue10 met het blokkeren voor betaling in Exact Online? Dan werkt dit automatisch ook voor goederen-/inkoopfacturen.
Heb je hier vragen over?
Stuur een e-mail naar support@blue10.com of bel naar +31 88 2583101.