Weergaven:

Omschrijving van de functionaliteit
Blue10 maakt gebruik van diverse methoden voor het verbeteren van de documentherkenning. 

Afhankelijk van de volgende factoren leert de documentherkenning en wordt deze steeds beter:

  1. Hoe duidelijk staan de gegevens op de factuur?
    1. Als gegevens onleesbaar op de factuur staan, worden de gegevens door Blue10 de volgende keer niet beter herkend; 
    2. De herkenning is het beste op originele pdf-documenten; 
    3. Houd er bij het scannen rekening mee dat de resolutie minstens 300 dpi moet zijn;
    4. De herkenning van zwart op wit (achtergrond) is het beste. Gekleurde letters of gekleurde vlakken achter de tekst maken het contrast minder groot, waardoor de tekst minder goed te lezen is voor Blue10;
    5. Lettergrootte: Wanneer tekst groter op het document staat is het voor ons als mens beter te lezen. Dit is voor Blue10 echter niet het geval. De documentherkenning kijkt per regel wat er staat. Soms staat het factuurnummer of het woord ‘creditnota’ zo groot op de factuur dat deze voor het systeem meerdere regels beslaan. Daardoor is het woord niet meer herkenbaar. Voorbeeld: De documentherkenning ziet het rood omrandde deel van het woord ‘Creditnota’ zoals hieronder weergegeven. Blue10 herkent het woord niet. 
  2.  Zijn er stamgegevens die in de weg zitten voor een goede documentherkenning?
    1. Als stamgegevens (zoals IBAN en btw nummer) op een andere leverancier voorkomen dan op de juiste, dan zal de leverancier die qua stamgegevens overeenkomt in eerste instantie worden voorgesteld als juiste leverancier. Als Blue10 dan op basis van wijzigingen in het verleden toch een andere leverancier voor moet stellen is dat lastig. De eerste leverancier voldoet namelijk aan de eisen. Als er geen leverancier is die qua IBAN en btw nummer voldoet aan de leverancier, kan Blue10 hier makkelijker een ander voorstel voor doen.
    2. Hoe vaak komt deze factuur van een leverancier voorbij? Als een factuur eens in de maand binnenkomt, zal het langer duren voordat die goed herkend wordt, dan wanneer deze wekelijks voorbij komt.
  3. Is het een nieuwe factuur die is binnengekomen?
    1. Stel je hebt een nieuwe leverancier en hiervan zijn direct 10 facturen binnengekomen in Blue10. Je maakt de leverancier aan bij de eerste factuur, maar de volgende 9 worden ook niet herkend. Dit komt omdat facturen die binnenkomen in Blue10 direct door de documentherkenning gaan. De documentherkenning vindt plaats voor het splitsen en voor het valideren. Als facturen eenmaal door de documentherkenning zijn gegaan, voert Blue10 de documentherkenning niet nogmaals uit. Ook niet na een wijziging in de stamgegevens.
    2. Zorg er bij nieuwe administraties dus ook voor dat je eerst de stamgegevens uit het boekhoudsysteem hebt gesynchroniseerd en je daarna pas facturen toevoegt aan Blue10.

Hoe werkt de functionaliteit?
Hieronder staat voor de belangrijkste velden beschreven hoe de documentherkenning werkt en tips voor het optimaliseren hiervan:

  • Administratie: De administratie wordt herkend aan de hand van de bedrijfsnaam waarnaar het document is verstuurd. Het is van belang dat de leverancier de juiste bedrijfsnaam gebruikt en hier consistent in is. Voor de optimalisatie van de documentherkenning raden we aan om een e-mailadres voor een specifiek document per administratie aan te maken. Meer weten? Lees hier verder.
  • Leverancier: Op basis van het IBAN nummer en btw nummer, die staan ingesteld in het boekhoudsysteem, herkent Blue10 de leverancier. Voor de optimalisatie van de documentherkenning zijn de volgende punten van belang:
    • Zorg dat de stamgegevens in het boekhoudsysteem zijn gevuld;
    • Zorg dat iedere leverancier unieke gegevens heeft zodat het voor Blue10 duidelijk is om welke leverancier het gaat;
    • Als het voorkomt dat jullie eigen IBAN nummer en btw op een document staan vermeld, zorg dan dat deze gegevens zijn ingevuld in Blue10. Dit kan via Beheer > Bedrijven > open het bedrijf > vul de velden Btw-nummer bedrijf en IBAN nummer bedrijf.
  • Afnemer: Op basis van de NAW-gegevens (bedrijfsnaam en adresgegevens) herkent de Blue10 dienst de afnemer. Voor de optimalisatie van de documentherkenning is het van belang dat deze gegevens in het boekhoudsysteem goed zijn gevuld.
  • Factuurnummer: Het factuurnummer wordt standaard herkend aan de verschillende benamingen die voor het factuurnummer staan zoals: factuurnummer, factuur nr, fact. no., invoice no, documentnummer, etc. Standaard zoekt Blue10  naar het factuurnummer en factuurdatum op de eerste pagina van het document.
  • Factuurdatum: Bij factuurdatum zit er een extra controle op waarmee gezocht wordt naar de datum die het minst ver in het verleden ligt. Dit wordt gedaan, omdat de factuurdatum altijd in het verleden moet liggen. Indien facturen pas na een maand worden toegevoegd aan Blue10, kan het zijn dat de vervaldatum het minst ver in het verleden ligt en dat die wordt herkend als factuurdatum.
  • Bedrag: Het bedrag zoekt Blue10 op de laatste pagina van een factuur. Als de laatste pagina’s van de factuur bijlages zijn, zorg er dan voor dat het importeren of splitsen deze pagina’s markeert als bijlage. Het bedrag wordt dan herkend op de laatste pagina van de factuur waarbij de bijlage is uitgesloten van documentherkenning.
  • BTW percentage: Bij bedragen wordt rekening gehouden met de voor dat land geldende btw percentages. Door de gevonden bedragen te controleren met deze percentages, is de kans groter dat Blue10 de bedragen goed kan herkennen. We raden daarom aan om de landcodes goed in te vullen in het boekhoudsysteem en op de leverancierskaarten.

Heb je hier vragen over?
Stuur een e-mail naar support@blue10.com of bel naar +31 88 2583101.