Omschrijving van de functionaliteit
Een elektronische factuur (e-factuur) bevat naast een pdf (de factuur) ook een xml-bestand. Voor een goede verwerking in Blue10 van facturen in xml-format is het noodzakelijk dat de leverancier de pdf- en xml-bestand in één e-mail aanlevert. Wanneer een e-mail meerdere pdf’s en xml-bestanden bevat, kan Blue10 deze (nog) niet verwerken.
Blue10 accepteert op dit moment de xml-bestanden UBL 2.0, UBL 2.1 en CII.
Na het importeren van een e-factuur kan Blue10 deze op twee manieren verwerken:
- Blue10 kan de kopgegevens een e-factuur automatisch valideren, omdat Blue10 de relevante kenmerken uit het xml-bestand haalt. In de workflow van Blue10 codeert een gebruiker de e-factuur om deze te boeken.
- Blue10 kan een e-factuur met een e-factuur template volledig automatisch verwerken. De e-factuur komt dan niet meer in het valideerscherm. Naast de kopgegevens haalt Blue10 ook de codering uit het xml-bestand waardoor het direct mogelijk is om de e-factuur te boeken. De voorwaarden is wel dat de e-factuur template compleet is (alle productcodes zijn gekoppeld aan een grootboekrekening) en de bedragen van de kop komen overeen met de factuurregels. Meer weten over een e-factuur template? Lees hier verder.
Let op: Is het gewenst om toch een elektronische factuur in het valideerscherm te verwerken? Lees hier verder.
Hoe werkt de functionaliteit?
Manier 1: E-factuur verwerken zonder e-factuur template
Volg de volgende stappen:
- Importeer de e-factuur in Blue10.
- Blue10 valideert de e-factuur automatisch en legt de kopgegevens vast.
- Indien de instelling Verwerk elektronische facturen via het valideerscherm op Ja staat of indien er kopgegevens ontbreken, wordt de e-factuur in het valideerscherm weergegeven om te valideren.
- Na het opslaan van de gevalideerde gegevens wordt de e-factuur geboekt en geblokkeerd voor betaling. Hier zijn twee scenario’s mogelijk:
- Indien de instelling Verwerk elektronische facturen via het valideerscherm op Nee staat en de kopgegevens sluitend zijn, is de e-factuur beschikbaar onder Boeken. Ga dan door naar stap 5.
- Als de kopgegevens nog niet sluitend zijn, verschijnt de e-factuur alsnog in het valideerscherm. Valideer de e-factuur en ga dan door naar stap 5.
- Op de Documentdetailpagina: Inkoop is onder het kopje Codeerregels mogelijk om via Boekingsdetails > Wijzigen de codeerregels toe te voegen.
- Voer vervolgens onder het kopje Actie de actie Boeken en blokkeren naar Inkoopadministratie uit om de e-factuur te boeken.
Manier 2: E-factuur verwerken met e-factuur template
Blue10 kan een e-factuur met een e-factuur template volledig automatisch verwerken. In de historie van de inkoopfactuur, verkoopfactuur of pakbon toont Blue10 met een opmerking dat het document automatisch is gevalideerd. Meer weten? Lees hier verder.
Let op: Het is alleen mogelijk om grootboekrekeningen te matchen aan productcodes uit het xml-bestand. Artikelen en Projecten zijn op dit moment nog niet beschikbaar.
Heb je hier vragen over?
Stuur een e-mail naar support@blue10.com of bel naar +31 88 2583101.
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Description of the functionality
An electronic invoice (e-invoice) contains a PDF (the invoice) and an XML file. To ensure that invoices in XML format are processed correctly in Blue10, the supplier must send the PDF and XML files in a single email. If an email contains multiple PDFs and XML files, Blue10 is not (yet) able to process them.Blue10 currently accepts UBL 2.0, UBL 2.1 and CII XML files.
After importing an e-invoice, Blue10 can process it in two ways:
- Blue10 can automatically validate the header data of an e-invoice because Blue10 extracts the relevant characteristics from the XML file. In the Blue10 workflow, a user encodes the e-invoice in order to post it.
- Blue10 can process an e-invoice with an e-invoice template fully automatically. The e-invoice will then no longer appear in the validation screen. In addition to the header data, Blue10 also extracts the coding from the XML file, making it possible to post the e-invoice immediately. The requirements are that the e-invoice template is complete (all product codes are linked to a general ledger account) and the amounts in the header correspond to the invoice lines.
Please note: Is it desirable to process an electronic invoice in the validation screen after all? Read more here.
How does the functionality work?
Method 1: Processing e-invoices without an e-invoice template
Follow these steps:
- Import the e-invoice into Blue10.
- Blue10 automatically validates the e-invoice and records the header data.
- If the setting Process electronic invoices on the validation screen is set to Yes or if header data is missing, the e-invoice will be displayed on the validation screen for validation.
- After saving the validated data, the e-invoice is posted and blocked for payment. There are two possible scenarios here:
- If the setting Process electronic invoices on the validation screen is set to No and the header data is complete, the e-invoice is available under Book. Then proceed to step 5.
- If the header data is still incomplete, the e-invoice will still appear in the validation screen. Validate the e-invoice and then proceed to step 5.
- On the Document Details page: Purchase, under the heading Coding lines, it is possible to add coding lines via Booking details > Edit.
- Then, under the heading Action, perform the action Post and block to Purchasing Administration to post the e-invoice.
Method 2:Processing e-invoices with an e-invoice template
Blue10 can process an e-invoice with an e-invoice template fully automatically. In the history of the purchase invoice, sales invoice or packing slip, Blue10 displays a comment stating that the document has been validated automatically.
Please note: It is only possible to match general ledger accounts to product codes from the XML file. Items and Projects are not yet available.
Do you have any questions about this?
Send an e-mail to support@blue10.com or call +31 88 2583101.