Omschrijving van de functionaliteit
Een elektronische factuur (e-factuur) bevat naast een pdf (de factuur) ook een xml-bestand. Voor een goede verwerking in Blue10 van facturen in xml-format is het noodzakelijk dat de leverancier de pdf- en xml-bestand in één e-mail aanlevert. Wanneer een e-mail meerdere pdf’s en xml-bestanden bevat, kan Blue10 deze (nog) niet verwerken.
Blue10 accepteert op dit moment de xml-bestanden UBL 2.0, UBL 2.1 en CII.
Na het importeren van een e-factuur kan Blue10 deze op twee manieren verwerken:
- Blue10 kan de kopgegevens een e-factuur automatisch valideren, omdat Blue10 de relevante kenmerken uit het xml-bestand haalt. In de workflow van Blue10 codeert een gebruiker de e-factuur om deze te boeken.
- Blue10 kan een e-factuur met een e-factuur template volledig automatisch verwerken. De e-factuur komt dan niet meer in het valideerscherm. Naast de kopgegevens haalt Blue10 ook de codering uit het xml-bestand waardoor het direct mogelijk is om de e-factuur te boeken. De voorwaarden is wel dat de e-factuur template compleet is (alle productcodes zijn gekoppeld aan een grootboekrekening) en de bedragen van de kop komen overeen met de factuurregels. Meer weten over een e-factuur template? Lees hier verder.
Let op: Is het gewenst om toch een elektronische factuur in het valideerscherm te verwerken? Lees hier verder.
Hoe werkt de functionaliteit?
Manier 1: E-factuur verwerken zonder e-factuur template
Volg de volgende stappen:
- Importeer de e-factuur in Blue10.
- Blue10 valideert de e-factuur automatisch en legt de kopgegevens vast.
- Indien de instelling Verwerk elektronische facturen via het valideerscherm op Ja staat of indien er kopgegevens ontbreken, wordt de e-factuur in het valideerscherm weergegeven om te valideren.
- Na het opslaan van de gevalideerde gegevens wordt de e-factuur geboekt en geblokkeerd voor betaling. Hier zijn twee scenario’s mogelijk:
- Indien de instelling Verwerk elektronische facturen via het valideerscherm op Nee staat en de kopgegevens sluitend zijn, is de e-factuur beschikbaar onder Boeken. Ga dan door naar stap 5.
- Als de kopgegevens nog niet sluitend zijn, verschijnt de e-factuur alsnog in het valideerscherm. Valideer de e-factuur en ga dan door naar stap 5.
- Op de Documentdetailpagina: Inkoop is onder het kopje Codeerregels mogelijk om via Boekingsdetails > Wijzigen de codeerregels toe te voegen.
- Voer vervolgens onder het kopje Actie de actie Boeken en blokkeren naar Inkoopadministratie uit om de e-factuur te boeken.
Manier 2: E-factuur verwerken met e-factuur template
Blue10 kan een e-factuur met een e-factuur template volledig automatisch verwerken. In de historie van de inkoopfactuur, verkoopfactuur of pakbon toont Blue10 met een opmerking dat het document automatisch is gevalideerd. Meer weten? Lees hier verder.
Let op: Het is alleen mogelijk om grootboekrekeningen te matchen aan productcodes uit het xml-bestand. Artikelen en Projecten zijn op dit moment nog niet beschikbaar.
Heb je hier vragen over?
Stuur een e-mail naar support@blue10.com of bel naar +31 88 2583101.